Se você é empresário, gestor ou administrador de empresas já deve ter se perguntado por quanto tempo é preciso guardar documentos fiscais, contábeis, previdenciários e trabalhistas.
O acúmulo de documentos começa na abertura de uma empresa e ao longo do tempo só vai aumentando devido a burocracia dos órgãos públicos que exigem, do setor corporativo, a armazenagem por prazos diferenciados para cada documento.
E se você acha que isso não tem importância, saiba que sua empresa corre alguns riscos, caso não mantenha arquivado os documentos comprobatórios pelo tempo necessário. São eles:
- Não conseguir vender equipamentos do seu patrimônio;
- Sofrer cobranças indevidas de órgãos púbicos e privados.
- Perder o direito à garantia de produtos e serviços;
- Não ter como comprovar pagamentos de tributos;
- Risco de ter que pagar novamente direitos trabalhistas que já tenham sido pagos.
Por quanto tempo devo guardar documentos
De modo geral o prazo médio para manter os documentos legais e contábeis das empresas é de pelo menos 5 anos.
No entanto alguns documentos precisam ser arquivos por 10 ou 30 anos e outros não possuem sequer um prazo determinado. Conheça os principais:
- Notas Fiscais – precisam ser armazenadas por pelo menos 5 anos.
- Imposto de Renda – armazenamento necessário de 5 anos.
- CSLL – (Contribuição Social sobre o Lucro Liquido) – Prazo de 5 anos.
- Folha de pagamento – Prazo ideal é de 10 anos.
- Contrato de Trabalho – Tempo Indeterminado.
- FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço) – Com a reforma da previdência recomenda-se guardar por, pelo menos, 35 anos .
- CAGED – 10 Anos
- RAIS – 10 ANOS
Mais informações sobre prazo de manutenção de documentos podem ser obtidas no site da SEFAZ.
Arquivar documentos em pouco espaço
O grande problema a ser sanado é como manter tanta documentação arquivada com segurança, ter fácil acesso quando necessário e tudo isso sem ocupar muito espaço?
A boa notícia é que a Segmento Móveis possui uma linha de arquivos deslizantes que é o mobiliário ideal para armazenar seus documentos com total segurança pelo prazo necessário e com grande economia de espaço.
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